Come è avvenuto per il codice software, i cui metodi hanno negli anni definito un approccio modulare, ad oggetti, con librerie strutturate, anche il settore della documentazione tecnica e commerciale si è progressivamente organizzata per operare in modo più efficiente.
Quante volte capita di scrivere e riscrivere le stesse informazioni per diversi contesti e necessità? Quante volte reparti separati hanno prodotto documenti tecnici e commerciali simili se non uguali? Non è arrivato il momento di dare il giusto valore alla comunicazione scritta e dotarsi di metodi e strumenti che fanno risparmare tempo e denaro migliorando la qualità del risultato?
Quello che accade infatti è che gli stessi contenuti vengono scritti e riscritti in diversi reparti, da persone che, con vari ruoli, tutte descrivono le stesse istruzioni, le medesime caratteristiche o soluzioni di prodotto. Il risultato è il proliferare di documenti, formati e versioni, spesso incoerenti tra loro e che finiscono inevitabilmente per divergere nel tempo.
Non è quindi il momento di ripensare all’importanza della documentazione scritta per i nostri prodotti e al modo di conservare tale valore, magari andando a tagliare costi e inefficienze? Per scrivere un manuale di istruzioni, un manuale utente, un manuale di manutenzione, della documentazione tecnica di prodotto o di progetto, esistono oggi strumenti per strutturare e modularizzare il testo e le relative illustrazioni.
Questo approccio rende poi agevole e conveniente il riutilizzo di singoli moduli o frazioni di essi in tutti i documenti necessari e di farlo ottenendo tutti i formati adeguati di presentazione.
Quindi, in sintesi, oggi è possibile: scrivere una volta, scrivere bene, riutilizzare.
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