La maggior parte delle aziende di successo dispone di una o più guide di stile, che possono riguardare l’utilizzo di loghi e marchi registrati, la stesura di una comunicazione aziendale, l’impostazione e la grafica di una presentazione, la redazione di un manuale. Esistono anche guide di stile per la progettazione di interfacce utente, per qualificare e armonizzare le applicazioni software.
Tutte sono documenti importanti perché definiscono il tono con cui un’azienda viene percepita dal pubblico nelle sue comunicazioni pubbliche e nei suoi prodotti.
Guida di stile per la documentazione
Una guida di stile per documentazione definisce le regole per la scrittura, la formattazione e la struttura di documenti. L’implementazione di una tale guida garantisce l’uniformità dei documenti di una organizzazione. Una guida di stile serve quindi come punto di riferimento. Non si tratta di pura grammatica o stile “corretto” o “scorretto”, ma di fornire indicazioni in un campo in cui esistono diverse possibilità di esprimersi ed è bene sceglierne una in modo consapevole. In assenza di una chiara direttiva comune, non è raro constatare differenze di stile notevoli e persino imbarazzanti, nel momento in cui i documenti arrivano presso i clienti.
Le guide di stile offrono anche la possibilità di presentare un marchio in modo coerente, specie nel caso di molti autori, con il medesimo tono e registro linguistico. Inoltre, consentono di risparmiare tempo e risorse fornendo immediate rispose a dubbi e domande spesso ripetitive e un fondamentale riferimento per la formazione di nuovi addetti.
Cosa contiene una guida di stile?
Di seguito elenchiamo alcune indicazioni su cosa una guida di stile deve prevedere per raggiungere il suo obiettivo.
- Indicazioni di vocabolario: deve contenere una lista di termini tecnici raccomandati (e le alternative vietate), i termini da non tradurre, poi i termini da evitare perché potenzialmente offensivi e i luoghi comuni ed espressioni da evitare.
- Raccomandazioni grammaticali: comprende l’utilizzo della voce attiva o passiva, le strutture personali o impersonali e i riferimenti al genere.
- Regole stilistiche per formati e utilizzi: data (in base alla lingua), tempo, nomi, numeri, maiuscolo, grassetto, corsivo, sottolineato, elenchi puntati e numerati, punteggiatura (virgolette, punto esclamativo, parentesi, punto e virgola), codice software e collegamenti interni e ipertestuali (link, hyperlink).
- Intranet e Internet: convenzioni di formato per i nomi dei file, formato di parole chiave, tag e linee guida SEO.
- Logo: regole di utilizzo e posizionamento, misure, colori, sfondo oltre ad esempi di utilizzo e usi non consentiti.
- Strumenti e modelli: regole di utilizzo di programmi per testo e grafica, modelli (template) per manuali, presentazioni e memo con relative regole strutturali.
Standard e guide di riferimento
Per l’inglese, le guide di stile di alcune grandi società di software sono pubbliche e possono essere di utile riferimento, ad esempio Apple, IBM e Microsoft.
Esistono anche vari standard che regolano la scrittura tecnica in varie lingue.
Questi riferimenti possono semplificare la stesura di una lunga lista di regole personalizzate. Va però considerato che la loro generalità le rende difficilmente utilizzabili in toto per tutti i contesti. In genere vanno “filtrate” per ottenere un buon risultato e una loro ragionevole applicazione nella pratica quotidiana.
Integrazione negli strumenti di sviluppo
Alcuni programmi per lo sviluppo modulare e strutturato della documentazione integrano anche alcune impostazioni programmabili per l’implementazione di regole stilistiche direttamente in linea. Dove possibile, questo approccio andrebbe privilegiato per rendere le verifiche di conformità rapide e dirette durante il lavoro redazionale.
Collaborazione
Infine, come avviene tutte le regole da seguire, è importante ricordare come la creazione di una guida di stile è un processo collaborativo, che deve quindi maturare collettivamente in tutta l’organizzazione per essere utilizzato con convinzione e dare i risultati attesi.
Se non hai ancora una guida di stile aziendale e questo tema ti può interessare, contattaci per un approfondimento libero da impegni.
