Progetto: Aggiornamento e ottimizzazione di manuali tecnici con riduzione costi e apertura a successive evoluzioni
Cliente: Ayes srl
Settore: Azienda di sviluppo e manifattura di dispositivi di ricarica
Data: 2024
Descrizione:
Attraverso l’affermata società di consulenza aziendale Ayes srl, Flowoza ha sostenuto una dinamica azienda di sistemi di ricarica innovativi nella ottimizzazione di struttura e costi del sistema documentale. Il cliente utilizzava Adobe InDesign per la creazione dei propri manuali tecnici. Sebbene InDesign offra potenti funzionalità di impaginazione, la sua complessità e i costi associati rendevano difficoltosa la gestione e l’aggiornamento dei documenti. Inoltre, la modifica dei contenuti richiedeva competenze specialistiche, rallentando il processo di aggiornamento.
Per affrontare queste sfide, Flowoza ha guidato la transizione dei manuali tecnici da InDesign a Microsoft Word. Questo passaggio ha permesso di ottenere documenti più agili, facilmente modificabili, pur mantenendo una presentazione grafica altamente professionale. Parallelamente, la struttura dei manuali e i contenuti sono stati riorganizzati e ottimizzati per facilitare un futuro trasferimento su sistemi CCMS (Component Content Management System) e una fruizione tramite assistenti virtuali basati su modelli linguistici di grandi dimensioni (AI/LLMs).
Obiettivi:
- Abbattere i costi di gestione, traduzione e aggiornamento dei documenti.
- Semplificare il processo di gestione e aggiornamento dei manuali tecnici, riducendo la dipendenza da competenze specialistiche.
- Mantenere e migliorare la presentazione grafica dei documenti, garantendio un aspetto professionale tale da valorizzare l’immagine della società.
- Riorganizzare e ottimizzare i contenuti per una futura integrazione con sistemi CCMS e assistenti virtuali basati su LLMs.
Metodo:
- Analisi dei requisiti: Valutazione delle esigenze specifiche dell’azienda in termini di gestione dei documenti, aggiornamenti frequenti e distribuzione.
- Conversione dei documenti: Trasferimento dei contenuti da InDesign a Word, assicurando la conservazione della qualità grafica e dell’integrità dei dati.
- Ottimizzazione dei contenuti: Riorganizzazione dei contenuti per ottenere modularità e coerenza di teminologia e struttura, facilitando il riutilizzo dei testi e la futura migrazione a sistemi CCMS.
- Traduzione assistita da intelligenza artificiale di alta precisione: Traduzione efficiente e innovativa, capace di garantire rapidità e coerenza linguistica su larga scala.
- Formazione del personale: Training e cooperazione continua con il team interno sull’utilizzo efficace di Word per la gestione dei manuali e sulle best practice per la preparazione dei contenuti in vista di future applicazioni.
Risultati:
Il cliente ha beneficiato di una gestione più efficiente dei manuali tecnici, con documenti ora facilmente aggiornabili senza la necessità di competenze specialistiche in InDesign. La qualità grafica dei manuali è stata mantenuta e migliorata, garantendo un aspetto altamente professionale. Inoltre, la riorganizzazione dei contenuti ha permesso una modularizzazione efficente per riutilizzo e traduzione assistita e ha posto le basi per una futura migrazione a sistemi CCMS, aprendo quindi la strada all’utilizzo di assistenti basati su LLMs per una fruizione più interattiva e intelligente della documentazione.
Conclusione:
Flowoza ha dimostrato competenza ed esperienza nel guidare l’azienda cliente attraverso una transizione strategica, migliorando l’efficienza e la qualità della documentazione tecnica. Questo progetto evidenzia l’importanza di adottare soluzioni efficienti, flessibili e orientate al futuro nella gestione dei contenuti tecnici, preparandosi all’integrazione con tecnologie più avanzate.
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