Manuale d’uso e manutenzione

Cosa va scritto in un manuale d’uso e manutenzione? Come va impostato questo documento, qualsiasi formato sia scelto, per coprire in modo adeguato i suoi scopi? Riguardo le istruzioni o informazioni d’uso di dispositivi e macchinari, esiste lo standard internazionale IEC/IEEE 82079 che è un ottimo riferimento per impostare un manuale d’uso e manutenzione, anche laddove non sia già prescritto da norme in vigore o contratti da onorare.

Proviamo a riassumere i punti di questo standard.

Spirito dello standard IEC/IEEE 82079

Le informazioni per l’uso, in pratica il manuale o le istruzioni d’uso, sono parte integrante del prodotto. Devono fornire le informazioni necessarie ai destinatari per un uso sicuro, efficiente ed efficace del prodotto rispetto a tutti i compiti e obiettivi previsti, evidenziando ogni uso improprio ragionevolmente prevedibile.

Le informazioni per l’uso, che indicheremo più semplicemente come il manuale, devono essere complete, corrette, concise, comprensibili e accessibili. In generale, si applicano i principi del minimalismo nella comunicazione tecnica.

Contenuti

Lo standard IEC/IEEE 82079 indica una serie di contenuti necessari. Vediamo quali sono:

• I riferimenti del fornitore del prodotto.
• Le indicazioni sull’importanza delle istruzioni, con la raccomandazione di conservarne copia a portata di mano.
• La spiegazione di segnali di sicurezza, simboli grafici (conformi agli standard internazionali), pittogrammi, convenzioni e marcature apposte sul prodotto e sull’imballaggio.
• Le note sulla sicurezza, che vanno riportate in modo chiaro e coerente in una clausola o sezione separata all’inizio del manuale. Vanno fornite le precauzioni per un pubblico particolare come bambini e anziani. Vanno ben evidenziate le segnalazioni per danni a persone o cose.
• Il significato di acronimi, abbreviazioni e termini tecnici utilizzati.
• La descrizione generale del prodotto e una figura rappresentativa.
• Le specifiche tecniche del prodotto, con indicazione di accessori,  materiali di consumo e le parti di ricambio in dotazione o da reperire successivamente.
• Opportuni chiarimenti riguardo requisiti di legge, di sicurezza o ragioni tecniche che vietano l’installazione, il funzionamento o la manutenzione del prodotto da parte di persone non qualificate. Tali qualifiche, le competenze, le abilità e le eventuali sessioni di formazione richieste devono essere chiaramente indicate.
• Istruzioni procedurali per le seguenti attività:
  1. Trasporto e stoccaggio.
  2. Disimballaggio e reimballaggio.
  3. Installazione e messa in servizio.
  4. Utilizzo, con eventuali restrizioni.
  5. Gestione di eventuali situazioni eccezionali e di emergenza.
  6. Identificazione di guasti, con indicazione sui segnali di avvertimento.
  7. Manutenzione, indicando il personale adeguato al compito.
  8. Risoluzione di problemi ed eventuale riparazione/sostituzione di parti.
  9. Disinstallazione, smontaggio e riciclaggio.
• Informazioni sulla sicurezza e sulla privacy dei dati personali trattati.

Criteri generali

Lo standard IEC/IEEE 82079 raccomanda inoltre alcune tecniche di presentazione delle informazioni:

• Utilizzare una terminologia coerente, che elimini rischi di ambiguità.
• Facilità di ricerca delle informazioni tramite una comoda navigazione.
• Struttura coerente delle istruzioni procedurali: informazioni preliminari, passi operativi e informazioni di completamento.
• Supporto fisico o virtuale durevole e formato del manuale ben leggibile, basati sulle esigenze dei destinatari e il contesto d’uso prevedibile.
• Illustrazioni chiare e utilizzate per valorizzare il testo.
• Tabelle informative chiare con una impostazione coerente.
• Utilizzo cauto dei colori, che devono attirare l’attenzione su particolari sezioni di informazioni.
• Icone chiare e utilizzate senza ambiguità.
• Messaggi di avviso durevoli e ben visibili.

Requisiti specifici

Lo standard IEC/IEEE 82079 contiene inoltre raccomandazioni di valutazione e verifica per i casi in cui alle informazioni d’uso si applichino dei requisiti normativi o contrattuali, tipici di settori e mercati specifici. Questa parte richiede, in sostanza, un controllo di completezza ed efficacia da parte di esperti tecnici e legali, con particolare attenzione all’analisi dei rischi, al processo di sviluppo dei contenuti informativi e alle qualifiche e competenze dei redattori tecnici.

Realizzazione

Riassunte le indicazioni generali dello standard, come metterle in pratica per realizzare un manuale efficace? Il consiglio innanzi tutto è di partire da un modello professionale che, nel formato prescelto, sia esso PDF, HTML o altro, guidi in modo efficiente lo sviluppo dei contenuti in modo completo. Nella preparazione, la stesura e la verifica, le competenze di un redattore tecnico esperto potrà garantire la bontà del risultato.

Se ti può interessare questo tema, contattaci per un approfondimento libero da impegni che può esserti utile.