Chi opera professionalmente nel campo della documentazione tecnico/commerciale non usa Word e spesso nemmeno InDesign o simili. Utilizza invece degli strumenti software più avanzati per la creazione dei contenuti e, in modo separato, per il loro assemblaggio e pubblicazione in diversi formati. Si tratta dei sistemi detti CCMS, che sta per Component Content Management System.
Per iniziare, è bene chiarire il significato di CCMS, specie in relazione alla più nota sigla CMS (Content Management System). I sistemi CMS -con una C sola- o di gestione documentale, gestiscono i contenuti a livello di documento, per la creazione, la modifica e soprattutto la pubblicazione in rete di materiale, in genere ti tipo commerciale o tecnico/commerciale (siti e portali di marketing, cataloghi, blog, siti di commercio elettronico, ma anche basi dati di conoscenza). Qui vogliamo invece approfondire il tema dei CCMS: i sistemi che supportano lo sviluppo di documentazione in modo molto più approfondito.
CCMS: Component Content Management System
I CCMS sono dei sistemi studiati per creare e gestire i contenuti a livello granulare lungo l’intero processo di creazione, sviluppo e manutenzione. Più in dettaglio, permettono di:
- Spezzare i documenti in moduli o componenti (da qui la “C” aggiuntiva nella definizione) da riutilizzare (single-source) per tutte le possibili pubblicazioni, evitando duplicazioni e inefficienze di sviluppo e successiva manutenzione.
- A partire dalla base dati di moduli, creare documenti in diversi formati, come PDF, HTML5, eLearning (ad es. SCORM) e altri.
- Gestire le versioni successive e le varianti di prodotto in modo controllato e ottimizzato, anche qui evitando duplicazioni inutili.
- Esportare e poi reimportare i contenuti per la traduzione assistita (sistemi CAT) di ogni parte e versione necessaria.
- Pubblicare i documenti finali su file locali, oppure piattaforme di rete (CRM) per realizzare portali di documentazione pubblici o aziendali, basi dati di conoscenza (knowledge base), canali di supporto tecnico e commerciale.
Perché un CCMS: trasformazione digitale per ogni documentazione
La strutturazione e la centralizzazione che un CCMS imprime alla redazione tecnica offre importanti benefici e risparmi.
Infatti, un CCMS permette di:
- Creare e pubblicare agevolmente più documenti, anche su canali diversi, con contenuti differenziati solo in alcune parti.
- Gestire più prodotti o versioni diverse e personalizzate che condividono contenuti riutilizzabili in modo efficiente.
- Organizzare procedure e norme interne da produrre, mantenere aggiornate e pubblicare con rapidità.
- Assicurare coerenza, correttezza, qualità e longevità ai contenuti lungo l’evoluzione e differenziazioni dei prodotti.
- Far collaborare senza difficoltà alla documentazione più team separati a livello locale o globale.
- Gestire con efficienza la traduzione, tramite strumenti di traduzione assistita (CAT), specie a cavallo di più varianti e versioni di prodotto.
- Sfruttare le crescenti capacità degli assistenti automatici in linea per coerenza e correttezza dell’intero set di documentazione.
- Aprire i contenuti ben strutturati ai moderni strumenti basati sull’intelligenza artificiale (ad es. chatbot).
Superare i limiti di Word e dell’approccio di lavoro disperso su singoli documenti è un passo da considerare anche per aziende di piccole dimensioni.
Leggi anche passaggio da word a un moderno sistema CCMS.
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